1. Xác định nhu cầu và quy mô sự kiện

1.1. Loại hình sự kiện

Trước tiên, bạn cần xác định rõ mình cần tổ chức:

• Lễ khai trương cửa hàng, công ty: Nhấn mạnh sự khởi đầu thuận lợi, thu hút khách hàng.

• Lễ khánh thành nhà máy, văn phòng mới: Đánh dấu cột mốc phát triển, mở rộng quy mô.

• Sự kiện kết hợp khai trương & tri ân khách hàng: Tăng sự kết nối với khách hàng và đối tác.

1.2. Số lượng khách mời

• Doanh nghiệp cần xác định số lượng khách mời để lựa chọn không gian phù hợp.

• Một sự kiện nhỏ (dưới 50 khách) có thể tổ chức tại trụ sở công ty, trong khi sự kiện lớn (trên 100 khách) cần sân khấu, âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp.

• 

1.3. Ngân sách dự kiến

• Lên kế hoạch tài chính rõ ràng, tránh phát sinh chi phí không kiểm soát.

• Tìm hiểu giá cả của các công ty tổ chức sự kiện để có lựa chọn hợp lý.

2. Tiêu chí đánh giá công ty tổ chức lễ khai trương, khánh thành

2.1. Kinh nghiệm và uy tín

• Công ty có nhiều năm kinh nghiệm sẽ có đội ngũ chuyên nghiệp và quy trình làm việc bài bản.

• Đánh giá qua các sự kiện trước đó mà công ty đã thực hiện.

• Xem review của khách hàng trên Google, Facebook, website chính thức.

2.2. Dịch vụ trọn gói

Một công ty chuyên nghiệp sẽ cung cấp gói dịch vụ trọn gói, bao gồm:
-  Lên ý tưởng & kịch bản chương trình.
- Trang trí sân khấu, cổng chào, backdrop.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED.
- MC, đội múa lân sư rồng, văn nghệ biểu diễn.
- Tiệc nhẹ, quà tặng, cắt băng khánh thành.

2.3. Trang thiết bị hiện đại

• Công ty cần có hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu chất lượng cao.

• Thiết bị phải đáp ứng tốt không gian ngoài trời và trong nhà.

• Màn hình LED, loa công suất lớn đảm bảo hình ảnh, âm thanh rõ ràng.

2.4. Báo giá minh bạch, hợp lý

• Nên yêu cầu bảng báo giá chi tiết để so sánh giữa các đơn vị khác nhau.

• Cẩn trọng với các công ty báo giá quá rẻ, vì có thể ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.

2.5. Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp

• MC, ban nhạc, nhóm múa lân cần có kinh nghiệm, phong thái chuyên nghiệp.

• Nhân sự kỹ thuật túc trực suốt sự kiện để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.
  

2.6. Hợp đồng rõ ràng

• Hợp đồng phải có điều khoản cụ thể về quyền lợi, trách nhiệm, phương án dự phòng.

• Cam kết không phát sinh chi phí ẩn sau khi đã ký hợp đồng.

3. Quy trình làm việc chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức

3.1. Khảo sát và tư vấn

• Tiếp nhận thông tin từ khách hàng.

• Đề xuất ý tưởng tổ chức sáng tạo theo ngân sách và mong muốn của khách hàng.

3.2. Lập kế hoạch chi tiết

• Lên timeline công việc để đảm bảo tiến độ sự kiện.

• Chuẩn bị các phương án dự phòng trong trường hợp thời tiết xấu hoặc sự cố kỹ thuật.
  

3.3. Triển khai và giám sát

• Lắp đặt thiết bị, kiểm tra âm thanh, ánh sáng, sân khấu.

• Đội ngũ tổ chức theo sát chương trình, đảm bảo không xảy ra sai sót.

3.4. Tổng kết và đánh giá

• Sau sự kiện, đơn vị tổ chức sẽ hỗ trợ tổng kết, tháo dỡ thiết bị.

• Nhận phản hồi từ khách hàng để cải thiện dịch vụ

4. Các lợi ích khi thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

•  Tiết kiệm thời gian & công sức: Không cần lo lắng về các khâu chuẩn bị.

• Tối ưu chi phí: Các đơn vị tổ chức có mối quan hệ với nhà cung cấp, giúp giảm giá thành.

• Sự kiện chuyên nghiệp & ấn tượng: Được tư vấn và thực hiện bởi đội ngũ có kinh nghiệm.

•  Đảm bảo không có sai sót: Có phương án dự phòng khi có sự cố.

5. Một số công ty tổ chức lễ khai trương, khánh thành uy tín

Dưới đây là một số công ty tổ chức sự kiện được đánh giá cao:

• Công ty A: Chuyên tổ chức lễ khai trương cao cấp.

• Công ty B: Dịch vụ tổ chức sự kiện giá rẻ, linh hoạt.

• Công ty C: Chuyên tổ chức sự kiện doanh nghiệp, quy mô lớn.

(Lưu ý: Nên kiểm tra thông tin mới nhất trên Google để chọn công ty phù hợp).

Kết luận

Việc lựa chọn công ty tổ chức lễ khai trương, khánh thành chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tạo dấu ấn và khẳng định thương hiệu. Hãy dựa vào kinh nghiệm, chất lượng dịch vụ, giá cả minh bạch và đội ngũ nhân sự để có quyết định đúng đắn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giá tốt, hãy liên hệ ngay với các công ty có kinh nghiệm lâu năm, dịch vụ trọn gói để nhận tư vấn chi tiết!